Nach erfolgter Totenbeschau muss die Eintragung im Sterbebuch bei dem für den Sterbeort zuständigen Standesamt vorgenommen werden. Zur Anzeige beim Standesamt sind in folgender Reihenfolge verpflichtet: Ehepartner, Familienangehörige, Unterkunftgeber und sonstige Personen, die den Toten entdeckt haben. Zur Sterbebucheintragung sind wichtige Untelagen mitzubringen. Zu diesen zählen: ein Lichtbildausweis (am besten der Reisepass), die "Anzeige des Todes" und die darin enthaltene "Todesbescheinigung" (siehe Stichwort Totenbeschau) und natürlich die Dokumente des Verstorbenen: Geburtsurkunde, Meldezettel, Geburtsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis bzw. Heimatschein / Heimatrollenauszug; weiters auch die Heiratsurkunde bzw. das Dokument zu einer eingetragenen Partnerschaft (bei Verwitweten: Sterbeurkunde des ehemaligen Partners, bei Geschiedenen: Scheidungsurteil des Gerichtes, bei Akademikern: urkundlicher Nachweis des akademischen Grades).
In Wien kann die Anzeige beim Standesamt werktags erfolgen (auf Kassaschlusszeit achten!). Nach der Eintragung ins Sterbebuch erhält man eine: ergänzte Todesbescheinigung, eine Sterbeurkunde und eine Abschrift aus dem Sterbebuch (Langfassung der Sterbeurkunde). Tipp: Lassen Sie sich gleich mehrere Abschriften ausstellen – Sie werden sie gegebenenfalls später noch benötigen. Das kann einem unter Umständen einen neuerlichen Weg zum Standesamt ersparen. Auch wichtig: die Todesbestätigung für die Sozialversicherung. An Gebühren fallen an: Bundesabgabe und etwa Verwaltungsabgabe für die Sterbeurkunde. Die Todesbestätigung selbst ist gebührenfrei. Nach dem Eintrag ins Sterbebuch beauftragt das Standesamt eine Verlassenschaftsabhandlung.
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